Adjust cell data with IF function in Excel

Content
  1. How the IF function works
  2. Overview of IF functions
  3. IF Function explanation
  4. Data Entry Tutorial
  5. Performing an IF function
  6. Dialog IF Function
  7. self study
  8. Tutorial Label Option
  9. Enter a boolean test argument
  10. Enter a boolean test argument
  11. self study
  12. Enter a value if the argument is true
  13. Entering the Value_if_true argument
  14. Relative or absolute cell
  15. Absolute Cell References
  16. self study
  17. Enter a value if the argument is false
  18. Enter the Value_if_false argument
  19. self study
  20. Copying an IF function with the fill lever
  21. Copying an IF function with a fill handle
  22. self study

How the IF function works

Overview of IF functions

The IF function in Excel can be used to modify the contents of certain cells depending on whether certain conditions are met in other specified cells of a worksheet.

The basic form or syntax of the IF function in Excel is:

 = IF (logic_test, value_if true, value_if_false) 

What the function does:

  • Checks whether the specified condition is − . is logic test – True or False.

  • If the condition is true, the function performs the action specified in the argument value if true

  • If the condition is false, the action specified in the value is performed if false

Possible actions include running a formula, inserting a text operator, or leaving the specified target cell blank.

IF Function explanation

This guide uses the following IF function to calculate the annual deduction for employees based on their annual salary.

 = IF (D6 

Внутри круглых скобок три аргумента выполняют следующие задачи:

  1. логический тест проверяет, составляет ли зарплата сотрудника менее 30 000 долларов США.
  2. Если значение меньше $ 30000, аргумент value if true умножает зарплату на ставку вычета 6%
  3. Если не менее $ 30000, аргумент value if false умножает зарплату на ставку вычета 8%

На следующих страницах перечислены шаги, используемые для создания и копирования функции IF, показанной на изображении выше, для расчета этого вычета для нескольких сотрудников.

Шаги по обучению

  1. Ввод данных учебника
  2. Запуск функции IF
  3. Ввод логического аргумента теста
  4. Ввод значения, если истина Аргумент
  5. Ввод значения, если false аргумент и завершение функции IF
  6. Копирование функции IF с использованием маркера заполнения

Ввод данных учебника

Введите данные в ячейки С1 по Е5 рабочего листа Excel, как показано на рисунке выше.

Единственными данными, которые не были введены в этот момент, является сама функция IF, расположенная в ячейке E6.

Для тех, кто не хочет печатать, используйте эти инструкции для копирования данных в таблицу Excel.

Примечание. Инструкции по копированию данных не включают в себя этапы форматирования рабочего листа.

Это не помешает завершению урока. Ваш рабочий лист может отличаться от показанного в примере, но функция IF даст вам те же результаты.

Запуск функции IF

Диалоговое окно «Функция IF»

Хотя можно просто набрать функцию IF

 = IF (D6 

В ячейку E6 на рабочем листе многим людям проще использовать диалоговое окно функции для ввода функции и ее аргументов.

Как показано на рисунке выше, диалоговое окно позволяет легко вводить аргументы функции по одному, не беспокоясь о включении запятых, которые действуют как разделители между аргументами.

В этом руководстве одна и та же функция используется несколько раз, с той лишь разницей, что некоторые ссылки на ячейки различаются в зависимости от расположения функции.

Первым шагом является ввод функции в одну ячейку таким образом, чтобы ее можно было правильно скопировать в другие ячейки рабочего листа.

Учебное пособие

  1. Нажмите на ячейку E6, чтобы сделать ее активной ячейкой - именно там будет расположена функция IF
  2. Нажмите на вкладку Формулы на ленте.
  3. Нажмите на значок Logical , чтобы открыть раскрывающийся список функций.
  4. Нажмите IF в списке, чтобы открыть диалоговое окно функции IF.

Данные, которые будут введены в три пустые строки в диалоговом окне, сформируют аргументы функции IF.

Вариант ярлыка учебника

Чтобы продолжить этот урок, вы можете

  • enter the arguments in the dialog box as shown in the image above, then go to the last page, which covers copying the IF function on lines 7 to 10;

  • or see the next three pages for detailed instructions and explanations for entering the three arguments.

Enter a boolean test argument

Enter a boolean test argument

A boolean test can be any value or expression that gives you a true or false answer. This argument can be data, numbers, cell references, formula results, or text data.

A logical test is always a comparison of two values, and Excel has six comparison operators that you can use to test whether two values ​​are equal or whether one value is less or greater than the other.

This lesson compares the value in cell E6 and the threshold salary of $30,000.

Since the goal is to find out if E6 is less than $30,000, the operator is used less than

self study

  1. Click on a line Logic test in the dialog box.

  2. Click on cell D6 to add this cell reference to the row Logic test

  3. On the keyboard, type less than “

  4. Enter 30000 after the less than symbol.

  5. Remark † Do not enter a dollar sign ($) or comma separator (,) with the above amount. Error Message Disabled appears at the end of the line Logic test if any of these characters is entered along with the data.
  6. The completed logic test should look like this: D6

Enter a value if the argument is true

Entering the Value_if_true argument

The Value_if_true argument tells the IF function what to do if the boolean test is true.

The Value_if_true argument can be a formula, a block of text, a number, a cell reference, or a cell can be left blank.

In this tutorial, if an employee’s annual salary in cell D6 is less than $30,000, the IF function must use a formula to multiply the salary by the 6% deduction percentage in cell D3.

Relative or absolute cell

Once complete, the idea is to copy the IF function in E6 into cells E7 – in E10 to find out the deduction level for the other employees listed.

Typically, when a function is copied to other cells, the cell references in the function change to reflect the new location of the function.

These are called relative cell references and they usually make it easier to use the same function in multiple places.

However, when cell references change when copying a function, it sometimes leads to errors.

To avoid such mistakes, cell references can be made Absolute making them unalterable when copied.

Absolute cell references are created by, for example, adding dollar signs around a normal cell reference $D$3.

Easily add dollar signs by pressing any key F4 on the keyboard after a cell reference is entered in a worksheet cell or function dialog box.

Absolute Cell References

In this tutorial, the two cell references that should remain the same for all instances of the IF function, D3 and D4, are the cells that contain the subtraction percentages.

Therefore, for this step, when cell reference D3 is entered in the Value_if_true line of the dialog box, it will be used as an absolute cell reference $D$3.

self study

  1. Click on a line value_if_true in the dialog box.

  2. Click on cell D3 in the sheet to add this cell reference to the row value_if_true

  3. Press key F4 on the keyboard to make E3 an absolute cell reference ( $D$3

  4. Click on the star () on keyboard. The asterisk is the multiplication symbol in Excel.

  5. Click on cell D6 to add this cell reference to the row value_if_true

  6. Remark. D6 is not entered as an absolute cell reference because it must be changed when copying the function.
  7. The entered Value_if_true string should look like this: $D$3*D6

Enter a value if the argument is false

Enter the Value_if_false argument

The Value_if_false argument tells the IF function what to do if Logical Test is false.

The Value_if_false argument can be a formula, a block of text, a value, a cell reference, or a cell can be left blank.

In this tutorial, if the employee’s annual salary in cell D6 is at least $30,000, the IF function must use a formula to multiply the salary by the 8% deduction percentage in cell D4.

As in the previous step, to avoid mistakes when copying the completed IF function, the residual factor in D4 is entered as an absolute cell reference ( $D$4

self study

  1. Click on a line value_if_false in the dialog box.

  2. Click on cell D4 to add a link to that cell in the row value_if_false

  3. Press key F4 on the keyboard to make D4 an absolute cell reference ( $D$4

  4. Click on the star () on keyboard. The asterisk is the multiplication symbol in Excel.

  5. Click on cell D6 to add this cell reference to the row value_if_false

  6. Remark. D6 is not entered as an absolute cell reference because it must be changed when copying the function.
  7. The completed string Value_if_false should look like this: $D$4*D6

  8. Click OK to close the dialog box and enter the completed IF function in cell E6.

  9. The value $3678.96 should appear in cell E6.

  10. Since B. Smith earns more than $30,000 a year, the IF function uses the formula 45,987 * 8% to calculate the annual deduction.

  11. If you click on cell E6, the entire function
    =IF(D6

If you followed the steps in this tutorial, your worksheet should contain the same IF function as shown in the image on page 1.

Copying an IF function with the fill lever

Copying an IF function with a fill handle

To complete the worksheet, we need to add an IF function to cells E7-E10.

Since our data has a regular pattern, we can copy the IF function in cell E6 to the other four cells.

When a function is copied, Excel updates the relative cell references to reflect the new location of the function, while preserving the absolute cell reference.

To copy our function, we’ll use the fill handle.

self study

  1. Click on cell E6 to make it active.

  2. Place your mouse pointer on the black square in the lower right corner. The pointer changes to a plus sign “+”.

  3. Press the left mouse button and drag the fill handle to cell F10.

  4. Release the mouse button. Cells E7 through E10 are filled with the results of the IF function.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *